En la imagen vemos a un equipo con una base geográfica principal establecida (concilio Jedi de la película Star Wars), pero a la que tienen que asistir parte de los integrantes de forma virtual, esta es una forma clásica de conseguir los mejores recursos disponibles para un trabajo específico a un costo más bajo comparado con el traslado físico de la persona al lugar geográfico de la reunión o del proyecto.

De acuerdo a lo visto en mi anterior publicación respecto a este tema, puedo afirmar que colaborar desde lejos se constituye en un arte si tomamos en cuenta las muchas variables que entran en juego para una adecuada comunicación:

  • Personas acostumbradas a trabajar in-situ (cara a cara)
  • Diferencias culturales: nacionalidades, idiomas, religiones diferentes (sí, incluso esto, los feriados religiosos son un ejemplo), etc.
  • Diferencia de husos horarios
  • Forma y frecuencia de comunicación
  • Herramientas de trabajo de la persona que colabora de lejos (soporte técnico, software, hardware)
  • Tiempo dedicado al trabajo de las personas involucradas (alguno puede ser consultor por horas específicas)

Para encarar efectivamente la formación de equipos virtuales o mixtos debemos tomar en cuenta las siguientes técnicas:

  1. Asignar tareas específicas a cada miembro= dejar las cosas claras desde el principio es la herramienta más útil para evitar contratiempos con nuestros colaboradores foráneos.
  2. Establecer claramente la frecuencia mínima de comunicación del estado de una tarea= esto se deriva de ver que tan urgente es la ejecución de una tarea específica o que tan ajustado es el deadline con el que cuenta.
  3. Enmarcar la cantidad de información a comunicar (establecer formato)= Nadie quiere tener muchísimos mensajes por leer de un día para otro, es tedioso para quien lo redacta y extremadamente cansador para quien lo tenga que leer, en el proceso puede perderse información valiosa. Lo más aconsajable es estableceer un formato predeterminado al principio del proyecto, como un formulario con listas desplegables o con casillas a las cuales solo se tenga que hacer un clic al marcar el porcentaje de avance por ejemplo. Esto se irá adaptando  bajo requerimiento y coordinación para hacerlo más amigable, este proceso puede tomar un par de reportes en las fechas establecidas (data dates).
  4. Comunicar, comunicar, comunicar= no es un error tipográfico…. son tres veces las que hay que comunicar una acción, la 1a para tomar conciencia, la 2a para entender y la 3a para creer, según lo menciona Peter Leung, PMP en su whitepaper “Critical Success Factors for Global Project Communications”. En mi experiencia, asegurarse que la persona que tiene que hacer un trabajo lo entendió cabalmente y lo hará dentro del plazo establecido se da en promedio en la segunda comunicación, no está demás asegurarse con una tercera.

Las herramientas utilizadas para colaborar de lejos  se clasifican de la siguiente manera:

Blogs, videos, wikis, foros, softwares con protocolos de aprobación por etapas, documentos en la nube y conferencias virtuales. Se usan cada una de ellas (o una combinación) bajo distintas circunstancias, pero es la última la que me ha generado mejores resultados.

Aparte de las herramientas desarrolladas internamente o adaptadas en base a software especializado, hay una gran cantidad de herramientas colaborativas para trabajar online, muchas gratuitas y algunas otras que se tienen que pagar, a continuación adjunto una lista de las que yo he utilizado por orden de las que siento que son más útiles y fáciles de trabajar con ellas:

Teambox

Primavera P6 Portfolio

Skype

Adobe Connect

Yammer

Project server

Webex

Dropbox

Youtube

Google Drive

…..

Ahora..me podés decir

¿De qué manera colaborás desde lejos?

¿Cuál es tu estrategia?

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