Rubén es un empleado de una empresa de servicios petroleros que recién se adjudicó un proyecto. Él está emocionado por el nuevo reto y está seguro que será una experiencia retadora. Erick es el jefe de Rubén en este nuevo proyecto pero ya tiene experiencia en muchos otros proyectos similares. Cómo Rubén no quiere equivocarse al hacer su trabajo, pregunta constantemente a Erick que pasos debe seguir y si el trabajo que va haciendo está como dice el plan. En este momento se da cuenta que el plan elaborado solo estaba ahí “para la foto” al comienzo del proyecto pero después quedó archivado en alguna carpeta de los documentos del proyecto.
Rubén piensa proponerle a Erick que se haga una replanificación de actividades clave. Aunque esta no es su especialidad, sabe que es importante ponerse objetivos para avanzar en el proyecto. 
Al día siguiente se decide y entra a la oficina de Erick a hablarle de su idea. Erick lo corta a medio hablar y le dice “Metele nomas”… No podemos perder tiempo planificando ¡Hay que trabajar!
Rubén tiene sentimientos encontrados. Siempre le habían dicho que planificar era importante, pero si Erick ha logrado sacar tantos proyectos adelante de esa forma será por algo, habrá que meterle nomas. 

¿TE HA PASADO ESTO ALGUNA VEZ?
Lo que vivió Rubén es una situación común en muchas empresas de muchos rubros. Los jefes tienden a decir “dejá de planificar y ponete a trabajar”. El tiempo que se pasa planificando parece un desperdicio para muchas personas sobre todo las que se enfocan en resultados (mayormente nuestros jefes), pero hay que recordar lo que decía al respecto Abraham Lincoln: Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las cuatro primeras horas afilando el hacha. Modificado por Steven Covey como ‘Afilar la Sierra’ en su libro “los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva”

PERO…¿TODOS LOS PROYECTOS NECESITAN PLANIFICACIÓN?
La respuesta es SI. Pero no en la misma medida ni con las mismas herramientas. Primero es necesario saber cuán grande es el proyecto y cuan cambiantes son los requerimientos del cliente (o solicitante). Para esto puedo utilizar herramientas de indagación como reuniones con el solicitante, encuestas al mercado meta y grupos focales. Si el cliente está constantemente modificado los requisitos de lo que pidió (una app por ejemplo) conviene un enfoque de planificación iterativa basado en herramientas Ágiles, en cambio si el proyecto no es tan cambiante y adicionalmente a esto es de larga duración, el enfoque llamado “Tradicional” o cascada será más útil para tener una planificación más detallada. 

¿QUE GANO PLANIFICANDO?
El principal beneficio de planificar (y por supuesto no archivar el plan) es mejorar mis posibilidades de controlar lo que está pasando con la gente y equipamiento que se asignó para el proyecto y tomar medidas correctivas lo antes posible. “Lo que se mide se puede mejorar” decía Peter Drucker

Y SI NO PLANIFICO TAMBIEN PUEDO TERMINAR EL PROYECTO ¿NO?
Muchos proyectos pueden ser terminados sin planificación y a puro pulmón del equipo o de uno de ellos (¿recuerdan colegio?), pero cuando el proyecto es más complejo y los recursos son “escasos” o caros, no planificar un proyecto puede dar lugar a salirse completamente del presupuesto o a atrasarse muchísimo (lo que da lugar a insatisfacción del cliente) o lo que es peor, que el trabajo se recargue tanto en uno o pocos trabajadores que terminen renunciando o completamente “quemados” y desmotivados para dar lo mejor de ellos en el próximo proyecto.

¿Y SI ME PIDEN HACER UN PLAN SUPER DETALLADO?
Los extremos son malos, no tener plan es malo y tener un plan demasiado detallado es peor. Lo primero que pasará es que al estar elaborando ese plan detallado es posible que en realidad lo que esté pasando es que yo tenga “parálisis por análisis. Ambas situaciones se pueden ver en dos casos conocidos: la salida demasiado anticipada al mercado del Samsung Galaxy Note 7 y (en el otro extremo) la salida tardía del Blackberry en comparación a su competencia.

EN RESUMEN
¿Querés que tus proyectos sean exitosos para aprovechar de la mejor manera tu tiempo y recursos? Un plan correctamente elaborado puede ayudarte a conseguirlo si primero hiciste la tarea y averiguaste sus características. Toma un tiempo hasta acostumbrarse a utilizar ciertas buenas prácticas o algún software específico más allá del Excel. Pero mínimamente usar el calendario de google (de preferencia invitando personas) puede ayudar mucho en el proceso. 
¿Qué puede hacer Rubén para mejorar su situación? Si el Proyecto es su responsabilidad él tiene que darse su lugar con su jefe, agarrar el plan anterior, ver si es realista (si es verdad que lo voy a poder hacer en el tiempo y con la plata asignada), si no es realista, solicitar inmediatamente una reunión de replanificación, primero definiendo pocos puntos de control y luego ir entrando en detalle con el equipo y el cliente. Mientras más pronto saque un plan nuevo, más confiado podré estar de lo que ya se está haciendo.

Cristian Soto

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